Últimamente se ha vuelto muy común el uso de retribución en especie como un mecanismo de endomarketing por el cual las empresas retribuyen a los trabajadores por sus labores realizadas, les motivan y mejoran su calidad de vida, ayudándoles a retener al personal y a captar talento.
Sin embargo, a nivel contable y de nómina, los pagos en especie pueden llegar a ser muy engañosos y no siempre claros a la hora de darles tratamiento, por eso aquí hemos preparado una guía básica para que sepas por dónde comenzar.
¿Qué es una retribución en especie?
Una retribución en especie es una forma de remuneración salarial que se le otorga al trabajador en forma de beneficios tales como servicios, bienes y beneficios especiales que son justos y convenientes a sus intereses y que además le sirven para aumentar su patrimonio.
Los pagos en especie están debidamente definidos dentro de la legalidad y podemos encontraros bien definidos en documentos como el artículo 4 del Convenio 95 de la OIT, el artículo 26.1 del Estatuto de los Trabajadores y lógicamente en el artículo 141 de Tratado Constitutivo de la Comunidad Europea.
A efectos prácticos podemos decir que el salario en especie es una forma de retribución en la que el empleado no recibe dinero en efectivo, sino otra forma de abono.
Características del pago en especie
El pago en especie tiene una serie de características particulares que deberíamos conocer a la hora de aplicarla como parte del sistema retributivo de una empresa. Entre ellas:
- El pago en especie no es monetario en cuanto no se realiza mediante el pago de dinero directo.
- El pago en especie debe ser cuantificable y estar registrado debidamente en la nómina y en la contabilidad de la empresa.
- Debe ser gratuito al empleado o suponer un precio por debajo del mercado.
- No puede ser impuesto al empleado de manera unilateral, sino que debe consensuarse con el gremio de trabajadores y luego plasmarse debidamente en el contrato.
- Este pago en especie no debe ser nunca superior al 30% del salario mensual del trabajador y este a su vez no debe ser inferior al SMI.
Ejemplos de pagos en especie
Ya entendemos que los salarios o pagos en especie no son dinero en efectivo, entonces podemos poner como ejemplo algunos de los más comunes en las empresas. Estos pueden ser:
Vehículos – Transporte
Si una empresa pone un vehículo a disposición del empleado para que este desarrolle actividades personales en su tiempo libre, además de las actividades realizadas en su horario laboral, entonces esas horas de uso particular pueden considerarse como retribuciones en especie.
Las empresas también pueden asumir costes de transporte, como el pago del transporte público.
Otra opción puede ser que la empresa le otorgue al empleado un vehículo, sea de una flota usada que está por ser remodelada o como forma de remuneración previamente acordada.
Vivienda
Algunas veces las empresas pueden poner a disposición de los empleados una vivienda para que este pueda habitarla con su familia, ya sea por motivos laborales o como parte de sus beneficios empresariales, lo que se registra como pagos en especie, más concretamente el pago del alquiler mensual de dicha vivienda.
En raras ocasiones, las empresas también incluyen como parte de los acuerdos el pago de seguros para vivienda o servicios de mantenimiento en función de la naturaleza de la organización.
Alimentación
Otra forma de llevar a cabo pagos en especie es mediante la creación de fondos para tiquetes de comida gratis o con descuento, o mediante la creación de comedores dentro del edificio de oficinas para el disfrute de todos los trabajadores, algo que puede registrarse dentro de este tipo de salarios.
Si resulta que la empresa es un supermercado o un almacén de productos alimenticios, pues un pago en especie que puede acordarse es el de una bolsa de comida o de alimentos que figurará como parte de su nómina en función del precio de coste de los productos (no del precio de venta).
Formación
Algunas empresas pueden costear la totalidad de los cursos de formación o de reciclado de trabajadores, con los cuales el empleado accede a un determinado conocimiento o acreditación dentro de su área laboral que mejora su perfil. Esto, bajo determinadas consideraciones, puede considerarse un pago en especie.
La cancelación de parte de la matrícula universitaria también puede acordarse como pago en especie, dependiendo del coste total de la matrícula.
Pago de servicios
Una empresa puede pagar los servicios personales esenciales del trabajador, como sus facturas de agua, luz, parking y otros, como parte de su nómina en razón de un pago en especie, siempre que se acuerde previamente.
Acciones
Algunas empresas de gran envergadura pueden recompensar a sus trabajadores con una porción específica de acciones o de participación dentro de las operaciones de la empresa. Las mismas deben contabilizarse en función del precio del mercado en el momento de la transferencia como parte del pago en especie.
Cómo se reflejan los pagos en especie a nivel contable
Los pagos en especie se registran en la contabilidad de manera bastante parecida a como lo haríamos con los pagos en efectivo en la mayoría de los casos, es decir, de manera que se reflejen los gastos de personal de la empresa y los ingresos de los trabajadores.
Lo primero será registrar el gasto como parte de los sueldos y salarios (cuenta 640) en especie (465).
Segundo, se asientan dentro de la nómina del empleado, reflejándose en el apartado de devengos.
Luego, la empresa debe calcular y aplicar la retención del IRPF sobre el monto total de la nómina según aplique, ya que el pago en especie es en esencia parte del salario. Es decir, registrarse en la cuenta 4751.
Luego debe asentarse el monto correspondiente como parte de la acreditación al Seguro Social (476).
Pagos en especie, Seguro Social e IRPF
Aunque ya ha quedado claro en el apartado anterior si hemos ido atentamente leyendo el procedimiento general, es importante que aclaremos esto porque suele ser la duda más frecuente sobre este tema tanto por parte de los empleados como de las empresas.
¿Los pagos en especie cotizan en el Seguro Social? Sí. Un pago en especie forma parte del salario del trabajador, por lo que debe tomarse en cuenta a la hora de cotizar.
Esto también quiere decir que este pago genera retenciones del IRPF y se declaran dentro de los rendimientos en el trabajo. Claro que algunos pagos en especie están exentos de estas retenciones, como los seguros por enfermedad menores a 500€ al año o las guarderías.
Como parte del beneficio para el empleado, las retribuciones en especie se toman en cuenta para el cálculo de sus prestaciones e indemnizaciones.
Consideraciones y recomendaciones sobre este tipo de pagos
Los pagos en especie pueden ser beneficiosos tanto para la empresa como para los trabajadores. Por un lado, la empresa consigue:
- Mejorar su imagen corporativa con sus empleados.
- Atraer talentos cualificados en el sector.
- Retener al personal.
- Motivar a los empleados, consiguiendo un mayor rendimiento de las operaciones.
- Aumenta el poder adquisitivo del trabajador, sin aumentar los costes.
En todo caso, es clave que estos pagos en especie se entablen en el mayor beneficio de los empleados y mediante un proceso de acuerdos mutuos, puesto que un servicio de guardería, por mencionar un ejemplo cualquiera, puede ser bueno si el personal suele ser mayor, pero es incluso contraproducente si el personal tiene pocos hijos, hijos adultos o no tiene.
Balancear y declarar correctamente la retribución en especie es clave para el éxito contable de cualquier negocio, por lo que si tienes la oportunidad de contratar a una agencia de contadores para que te apoye en las gestiones de estas cuentas tan particulares, no dudes en hacerlo.