El cierre contable es una actividad obligatoria para las organizaciones que suele tener lugar cerca del fin de año, aunque dependiendo de la naturaleza y la responsabilidad de la empresa puede tener lugar en periodos trimestrales y semestrales. Sea cualquiera el caso, los procedimientos se encuentran enmarcados dentro del Plan General de Contabilidad (PGC) y tienen un rol fundamental a la hora de rendir cuentas ante el Estado y los socios, de ahí su importancia.
Dicho esto, es importante saber que este proceso no siempre es fácil de hacer, por lo que en EContables te explicaremos lo que debes hacer.
¿Qué es el cierre contable?
El cierre contable es el proceso mediante el cual se cierran las cuentas de la empresa al final de un periodo contable, analizándose de manera pormenorizada, esto, con el objetivo de conocer el estado real de la empresa (si está en pérdidas o en ganancias) para transmitir esta información a la administración general y fiscal.
El cierre contable también aporta suministros necesarios para la ejecución de otros procesos administrativos, como la preparación de los estados financieros, las auditorías fiscales y, en algunos casos, el diseño de un sistema retributivo que motive y recompense al equipo de trabajo en función de los resultados obtenidos.
Aunque su nombre pueda sugerir lo contrario, este proceso es esencial para la preparación del siguiente ciclo contable, por lo que, en esencia, marca el inicio de un nuevo periodo y la regularización, auditoría y encuadre de las cuentas.
Para hacer un cierre contable, todas las cuentas de ingresos y gastos deben encajar perfectamente.
Fases del cierre del ejercicio contable
Tal como queda establecido en el PGC, el proceso de cierre contable cumple con tres fases fundamentales, cada una de ellas divididas en diferentes pasos:
- Regularización de cuentas del grupo 6 y 7 (compras y gastos; ventas e ingresos).
- Regularización de cuentas del grupo 8 y 9 (Gastos Imputados al Patrimonio Neto e Ingresos Imputados al Patrimonio Neto).
- Cierre de cuentas a saldo 0.
Dicho de una manera simplificada, el proceso consistirá en el cierre sistemático de todas las cuentas de ingresos y gastos, hasta que solo quede una única cuenta que resuma el beneficio o la pérdida final de la sociedad para el periodo contable al que hace referencia.
¿Cómo hacer el cierre contable?
Dependiendo de los procesos internos de la organización y el adecuado seguimiento de la contabilidad a lo largo del periodo contable en cuestión, podemos encontrar diferentes pasos a seguir para ejecutar el cierre contable. Por lo general se siguen estos pasos:
Paso 1. Revisión preliminar de la contabilidad
Lo primero que se debe realizar es una revisión y verificación de los registros para garantizar que todas las transacciones están debidamente registradas, lo que involucra validar el asentamiento de ingresos, gastos, compras, ventas y demás.
Además, se debe realizar un balance de comprobación de sumas y saldos y contrastarlos con los libros contables, garantizado que todo cuadre.
Finalmente, la revisión preliminar de la contabilidad se contrasta con el PGC para garantizar que los asientos están acordes con lo establecido dentro de la normativa, lo que garantizará que no haya errores y facilitará el análisis posterior.
Paso 2. Conciliaciones
El siguiente paso en el cierre contable es la auditoría y conciliación de los asientos, lo que inicia con un proceso de conciliación bancaria, garantizando que los saldos contables coincidan que lo que se registra en los registros de las cuentas bancarias.
Luego se realiza un análisis y conciliación de las cuentas por pagar y por cobrar, garantizando que coincidan con los registros. Lo mismo debe hacerse con los activos fijos, provisiones y deudas.
En caso de que sea necesario, se realizan los ajustes pertinentes, antes de continuar.
Paso 3. Regularización de existencias
El siguiente paso es el de regularización de existencia, en el cual se contabilizan las existencias no consumidas, restándose de las compras realizadas durante el año.
El dato resultante debe comprobarse de manera manual y el mismo debe coincidir con las existencias físicas al momento del cierre contable. De esta manera se comprueba que no hay errores o que no existen mermas que deban ser investigadas en procesos de auditoría posterior.
En caso de observar diferencia y una vez notificado a quien corresponda, se debe hacer el asiento de las diferencias para ajustar los datos en las cuentas antes del cierre contable.
Paso 4. Ajustes y reclasificaciones
El siguiente paso es hacer los ajustes y reclasificación, partiendo por las deudas y créditos que quedan pendientes por subsanar al final del periodo contable, mismas que deben diferirse al siguiente ejercicio contable.
Esto garantiza que las deudas, créditos y gastos de diversa naturaleza queden asentados en el periodo en el que tienen lugar.
Asimismo, se realizan los ajustes por periodificación, en donde se registran los ingresos devengados no cobrados y gastos devengados no pagados, el diferencial de ingresos y el de gastos diferidos.
En este mismo paso, conviene hacer directamente los ajustes por la depreciación de activos tangibles y la amortización de los activos que correspondan al periodo.
Paso 5. Regularización de ingresos y gastos
Una vez realizado todo el proceso de auditoría y encuadre de cuentas, inicia la siguiente fase, que consiste en la regularización de ingresos y gastos, que no es más que el traslado de los saldos en las cuentas de ingreso y gastos, a la cuenta de resultados.
Una vez que se tienen las cuentas hechas, se totaliza la utilidad o pérdida dentro del ejercicio.
Paso 6. Impuesto sobre Sociedades
En este punto podemos decir que la mayor parte del proceso interno ya está terminado, porque sabemos efectivamente el estado general de la empresa. Sin embargo, aún falta completar con los procesos relacionados con terceros, lo que involucra el cálculo del Impuesto sobre Sociedades.
Para ello se calcula la base imponible que se hace mediante la aplicación de ajustes positivos como gastos no deducibles fiscalmente, amortizaciones contables y provisiones o deterioros; además de los ajustes negativos como la deducción de ingresos exentos.
A este cálculo se le aplican las reducciones y compensaciones inherentes a la sociedad para calcular la cuota íntegra. A esta última se le aplican las deducciones fiscales y se calcula la cuota diferencial.
La provisión de impuestos se asienta como un gasto más del ejercicio.
Paso 7. Preparación de los estados financieros
Una vez finalizado el asiento de los impuestos, se procede a realizar o completar los diferentes estados financieros, mismos que son clave para la rendición de cuenta y la toma de decisiones:
- Balance de situación.
- Cuentas de pérdidas y ganancias.
- Estado de cambio en el patrimonio neto.
- Estado de flujo de efectivo.
- Memoria y cuenta.
Todos estos datos quedan a disposición de la auditoría pública y administrativa en caso de ser necesario.
Paso 8. Cierre de libros contables
Una vez terminado los procesos anteriores, continúa el cierre de los libros contables. Antes de este paso es fundamental garantizar que todo cuadre perfectamente.
No debe haber diferencias en las cuentas y estados generales de la organización, ya que una vez cerrados los libros y bloqueado el periodo contable no se pueden hacer modificaciones.
Paso 9. Presentación de las cuentas anuales
Los libros, debidamente cerrados y cuadrados, deben ser formalizados y entregados en rigurosa presentación al Registro Mercantil.
Una vez aprobados, se depositan los estados financieros en el registro mercantil, que puede ser o dos meses después de la aprobación de las cuentas anuales o antes del 31 de diciembre del siguiente año, si la aprobación se ha registrado a finales del ejercicio.
Muchas condiciones excepcionales pueden aplicar al periodo de entrega, por lo que es clave asesorarse debidamente en este punto.
Paso 10. Asiento de apertura del nuevo ejercicio
Aunque no siempre se suele considerar como parte del proceso de cierre, ciertamente es la mejor práctica contable hacer inmediatamente el registro de los saldos iniciales para el nuevo periodo contable, lo que se denomina asiento de apertura para el nuevo ejercicio.
Los datos para llenar este asiento de apertura deben ser exactos a los datos del balance final del ejercicio que acaba de concluir.
La importancia de tener apoyo para el proceso de cierre contable
Probablemente, las empresas muy pequeñas, con 1 o 2 empleados, no vean la necesidad de tener ayuda externalizada para llevar a cabo un cierre contable, sin embargo, esto cambia radicalmente cuando la empresa comienza a crecer y todo el proceso no puede resolverse en uno o dos días de la mano de un contador con poca experiencia.
Para ello, existen servicios como los de EContables, especialistas en asesoría contable, financiera y fiscal.
Profesionales que conocen al dedillo todos los pormenores y posibles soluciones a cada problema imaginable dentro de este complejo ámbito, gracias a la experiencia que hemos ido acumulando a lo largo de decenas de cierres contables.
Si necesitas ayuda con tu cierre contable, contáctanos y juntos encontraremos la manera más eficiente de ayudarte en tus procesos.