La Ley de Emprendedores entró en vigor en el 2013 y entre ellas se encontraba el criterio de caja, una medida que se había estado exigiendo a Europa desde años antes y que se implantó como una directriz general finalmente. El núcleo central de esta medida era permitirle a los autónomos y empresas no adelantar el IVA a Hacienda hasta que las facturas fueran cobradas efectivamente a los clientes.
El problema es que este régimen especial de IVA tiene varias letras pequeñas que han hecho que la mayoría pase de él. Te explicamos en qué consiste el criterio de caja a detalle para que evalúes también si te conviene o no.
¿Qué es el criterio de caja?
El criterio de caja es un régimen especial de IVA que te permite retrasar el pago o la liquidación del impuesto a la Hacienda Pública Española hasta que hayas cobrado a tus clientes las facturas pendientes.
Es decir, al acogerte bajo este régimen especial evitas pagar por adelantado el IVA de las facturas que ni siquiera has cobrado aún, como ocurre normalmente.
Las condiciones específicas de este régimen están reguladas por el artículo 163 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). En el que, entre algunas otras excepciones, se aclara además el aplazamiento de las deducciones por IVA.
Esto lo que quiere decir es que, si bien retrasas la liquidación del IVA a Hacienda hasta haber cobrado, tú tampoco podrás deducir el IVA soportado (el que tú pagas al comprar bienes y servicios) hasta haber pagado efectivamente tus facturas correspondientes.
Desde el punto de vista de la contabilidad financiera, este régimen puede ser útil para mejorar el flujo de caja de las empresas y autónomos, ya que evita el desembolso del IVA antes de recibir el pago. Sin embargo, también implica un control más estricto sobre los cobros y pagos para evitar desequilibrios en la gestión fiscal.
Vamos, que no pagas por adelantado el IVA a Hacienda, pero tampoco deduces el de tus facturas hasta pagarlas.
Condiciones y características del régimen de criterio de caja
Lo primero que debes de saber es que puedes sumarte a este régimen cuando quieras y de manera voluntaria, incluso si es tu primer año de operaciones como autónomo o como empresa pequeña.
Características de la aplicación
Una vez dentro, quedan sujeto a las siguientes condiciones:
- Debes realizar la opción de entrada a principio del año natural o al inicio de la actividad en caso de ser nueva empresa o autónomo.
- Declaras el IVA en el trimestre que se cobra total o parcialmente la factura.
- Tienes hasta el 31 de diciembre del año posterior a la emisión de la factura para cobrar, caso contrario, deberás ingresar el IVA de cualquier manera.
- No puedes deducir el IVA de tus propias facturas sin antes haberlas pagado.
- Se debe permanecer en el régimen especial por al menos 3 años.
- Quedas imposibilitado de solicitar si tu empresa ha superado los 2 millones de euros en volumen de operación durante el año natural anterior.
- El régimen no se puede aplicar para las entidades cuyos cobros en efectivo para un mismo cliente superen los 100.000 euros durante el año natural anterior.
- Debes informar a tus clientes debidamente de que operas bajo el régimen de criterio de caja, ya que ellos tampoco van a poder deducir el IVA de las facturas sin pagar.
Básicamente, esta es la estructura o cuerpo de esta normativa en cuanto a características de funcionamiento, por decirlo de alguna manera, positivas o de rango de aplicación. Sin embargo, hay ciertas excepciones donde no se aplica el régimen de criterio de caja.
Cuando no se aplica el criterio de caja
Es importante tener en cuenta que este régimen especial de IVA no se aplica a:
- Operaciones acogidas a los regímenes especiales del IVA.
- Operaciones intracomunitarias.
- Importaciones y exportaciones.
- Autoconsumos de bienes y servicios.
- Operaciones en régimen de inversión del sujeto pasivo.
- Pagos en efectivo superiores a 2.500 euros.
- Operaciones no sujetas al IVA.
¿Cómo solicitar el régimen especial del criterio de caja?
La buena noticia es que es muy fácil optar por este régimen de criterio de caja. Para ello solo necesitas darte de alta a través de los modelos 036 o 037 durante el mes de diciembre, para poder aplicar esta medida durante el año siguiente. Para quienes inician una nueva actividad, la solicitud puede ser hecha en cualquier momento.
Serás excluido de manera automática de este régimen si pierdes alguno de los requisitos fundamentales, tales como los que ya se mencionaron antes con el volumen de operaciones menor a los 2 millones de euros o el ingreso en efectivo de más de 100.000 euros a través de un mismo cliente durante el año natural.
¿Cómo se aplica el régimen de criterio de caja?
Una vez que estás dentro del régimen, que sucede de manera automática una vez que cumples con los requisitos y haces la solicitud expresa del mismo, entonces:
- Debes llenar la forma 303 correspondiente a cada trimestre de manera normal, declarando únicamente las facturas cobradas y deduciendo en cuanto al IVA, solo aquel que provenga de gastos efectivamente pagados.
- Debes llevar un libro de registro de facturas emitidas y recibidas para poder presentar a control fiscal cuando sea necesario.
- Identificar el tipo de régimen de IVA debidamente en las facturas para que los clientes sepan que no podrán deducir el IVA de las mismas hasta pagarlas.
- El régimen sigue estando vigente hasta darse de baja, misma que no podrá ser dada de alta nuevamente hasta pasar al menos tres años.
Casos en los que vale la pena el criterio de caja
Pensémoslo por un momento. El criterio de caja te permite no liquidar el IVA a Hacienda hasta que los clientes o te pagan, esto quiere decir que apegarse a él o no va a depender en gran medida de la frecuencia de los pagos que recibes.
Por ejemplo, si en tu empresa sueles tener lapsos de pago de 30 a 60 días o más, sería un problema para ti tener que adelantar dinero a ninguna entidad, por ende, pagarlo a posterior cuando tus clientes te paguen puede ser una buena forma de no quedar sin fondos. Lo mismo pasa cuando la plantilla de clientes es altamente morosa.
También puede ser útil en el caso de autónomos o pymes que operan con márgenes de ganancia realmente bajo o que apenas inician y su capital es muy reducido.
En contraposición, si tu empresa solo acepta pagos de contado o tiene una contabilidad compleja, entonces es mejor pensárselo un poco. Y tú… Ahora que conoces en qué consiste el criterio de caja, ¿te sumas o declinas? ¡Cuéntanos!