Para que una organización alcance el éxito, son muchos los factores que deben alinearse y gestionarse de manera eficiente. Uno de ellos es, sin duda, la aplicación de políticas coherentes en lo que respecta a la distribución de funciones y sistemas retributivos, los cuales tienen un impacto directo en la motivación del personal, el nivel de atractivo de una organización, su capacidad para retener talento y, a grandes rasgos, la eficiencia con la cual su recurso humano completa las tareas y acerca a la empresa a sus objetivos.
En adelante, veremos de qué se trata todo esto y cómo se integra en un plan que atraiga, retenga y potencie el rendimiento de los trabajadores.
¿Qué es la distribución de funciones?
La distribución de funciones hace referencia a la forma en la que una organización divide las diferentes tareas que necesita realizar para alcanzar sus objetivos y sobre los cuales luego designa al personal o equipo mejor capacitado para llevarlas a cabo.
Para hacer una correcta distribución de funciones, es necesario tener muy en claro qué es lo que se desea conseguir, cómo, cuándo y qué recursos exactos se tienen para ello.
Cuando una empresa consigue asignar de manera eficiente estos roles bien definidos y con recursos realistas, optimiza de manera significativa sus operaciones, aprovecha al máximo a su personal, crea una estructura organizativa robusta que sabe cómo responder ante las eventualidades y motiva a su personal.
La distribución de funciones también abarca decisiones complejas que tienen que ver con la rentabilidad del negocio. Por ejemplo, algunas empresas tendrán a buen término tener una flota de camiones para despachar sus productos, mientras que a otras les vendrá mejor contratar a un tercero que lo haga por ellos, sea porque tienen mejores recursos o porque es más rentable.
Esto aplica para todos los departamentos como la contabilidad, el marketing, la salud, respuesta de emergencias, logística, administración, etc.
¿En qué consiste un sistema retributivo?
Cuando la empresa distribuye una serie de tareas entre sus empleados, estos esperan conseguir una remuneración a cambio de sus trabajos. A esto le llamamos retribución.
Un sistema retributivo, entonces, es todo el conjunto de políticas y variables que se aplican a la hora de realizar un pago o retribución a un personal por los trabajos realizados y que aplican de manera personal según su condición dentro de la empresa.
Es decir, el sistema retributivo enmarca la forma en la que recompensamos la realización de una tarea en función de valores básicos como el impacto que tienen sobre los objetivos de la empresa, el nivel de responsabilidad que conlleva dicha actividad, la experiencia o conocimiento necesarios para llevarlo a cabo y demás.
De este sistema se desprenden recompensas económicas o no económicas como pueden ser los salarios, los bonos vacacionales, bonos de viajes, seguros médicos, bonos por desempeño, prestaciones, utilidades, bonos por antigüedad, cursos ocupacionales y muchos otros.
Balancear los sistemas retributivos es clave para que exista una recompensa coherente entre las tareas ejecutadas y lo que se recibe a cambio de completarlas.
Claves de los sistemas retributivos
Los sistemas retributivos pueden llegar a ser muy diferentes entre empresas, incluso entre los diferentes roles que haya dentro de la misma estructura organizativa. Sin embargo, poseen tres claves fundamentales en común:
Equidad interna
Es la retribución que se recibe en función de la responsabilidad que amerita un determinado rol y el impacto que dichas actividades tienen en la consecución de los objetivos.
Por ejemplo, una ingeniera de campo que dirige una obra tiene un mayor impacto en el éxito de una empresa que un operador de limpieza. Aun cuando ambos cargos son importantes, no exigen el mismo nivel de conocimiento, compromiso y responsabilidad.
Del mismo modo, dos operadores de maquinaria pesada que trabajan en el mismo equipo pueden estar sometidos a equidades internas distintas, por ejemplo, si uno es más antiguo que el otro o posee grados especiales que se recompensen salarialmente por políticas de la empresa.
Por eso se dice que los sistemas retributivos son personales, para que cada equipo reciba una compensación conforme a su rol.
Equidad externa
La equidad externa hace referencia a la influencia que tiene el mercado laboral y la zona geográfica en las retribuciones del equipo de trabajo. Es decir, que si en un determinado campo, como en la programación, por ejemplo, hay una demanda importante y se comienza a recompensar más por ello en el mercado, es normal que la organización deba considerar un aumento en las retribuciones como el salario mensual u otros beneficios para que siga siendo conveniente, atractivo y competitivo el rol que desempeña un trabajador con esas capacidades y que no termine trabajando desmotivado o con la competencia.
En este componente también intervienen, por ejemplo, las políticas del Estado. Si se legislan mejoras salariales mínimas para un determinado sector, el sistema retributivo de la empresa debe ajustarse a esa evolución en la revalorización de ese determinado rol.
Rendimiento
El componente de rendimiento tiene que ver con las retribuciones o recompensas que se otorgan a los equipos de trabajo cuando su desempeño supera lo esperado para su rol y con ello aportan más de lo previsto al logro de los objetivos, y esto se traduce a su vez en beneficios para la organización.
En este campo entran un sinfín de elementos como las horas extras o el número de transacciones completadas.
Por poner un ejemplo, podemos revisar el caso de los gestores de ventas. Si un vendedor vendió dos o tres veces más del mínimo necesario para mantener la rentabilidad del negocio en valores positivos, pues es normal que se le recompense con un bono sobre salario, motivándole a él y al resto del equipo a superarse y mantener ese ritmo.
Relación y balance entre las funciones y la retribución
Llegados a este punto, ya podemos intuir la íntima relación que guardan la distribución de las funciones en la empresa con la retribución por desempeñar dichas funciones.
Balancear estos elementos es fundamental para que una empresa pueda mantener a su personal motivado, crear un ambiente laboral sano y mejorar las capacidades que tiene la misma para atraer talento sobresaliente desde otros rincones del sector y, a la vez, retenerlo.
Es clave que, si un trabajo en particular tiene un nivel de complejidad superior asociado, se recompense a los trabajadores que lo desempeñan para reflejar dicha complejidad.
Sin embargo, el balance no debe ser desproporcionado en ninguno de los dos sentidos de la balanza porque una empresa que paga demasiado a la larga también puede poner en riesgo su rentabilidad, así como los puestos de trabajo de su propio equipo.
En todo caso, contar con un buen balance en el sistema retributivo es esencial también para equilibrar las cargas laborales y exacerbar el sentido de justicia dentro de los equipos de trabajo, los cuales pueden acarrear, si se desatienden, conflictos personales e incluso legales en los peores casos.
Cómo se realiza la implantación de un nuevo sistema retributivo
Establecer un sistema retributivo justo puede parecer muy fácil a simple vista, ya que en esencia es pagarle una cantidad justa a un equipo de trabajo según las tareas que desempeñan y en función de cómo las desempeñan, ayudando así a llegar a la organización a sus objetivos clave.
El problema es que esa relación tan fácil de ver cuando comparamos a un supervisor y a un secretario luego se vuelve difusa cuando evaluamos, por ejemplo, a dos ingenieros con el mismo nivel de preparación, antigüedad y horas laborales, pero dentro de dos departamentos distintos que impactan diferente en el éxito y rentabilidad del negocio.
Por este motivo, hay que ser cuidadosos al plantearse un sistema de distribución de funciones y de retribución eficiente. En líneas generales se recomienda:
- Hacen un levantamiento histórico y de diagnóstico de las políticas salariales de la organización.
- Hacer un análisis detallado de las necesidades actuales de la empresa y su desglose en objetivos a largo, mediano y corto plazo.
- Hacer una auditoría de los recursos de los que se disponen para cubrir esas necesidades.
- Consultar a los equipos de trabajo para obtener su perspectiva desde la parte interna de la empresa.
- Aplicar las modificaciones y realizar un seguimiento en base a objetivos completados, rendimiento y clima laboral.
Hacer una correcta distribución de funciones en la empresa puede parecer cosa menor, pero frecuentemente termina siendo la clave del éxito secreto o la perdición silente de muchos negocios con el potencial de cambiar al mundo. Si quieres hacerlo bien, nuestra mejor recomendación es que contrates a un equipo experto en contabilidad, nómina y gestión del talento humano, que son quienes tienen el conocimiento y las herramientas para diseñar junto a ti un sistema que combine eficientemente rentabilidad e incentivo.